Politika upravljanja sukobom interesa

Ovom Politikom upravljanja sukobom interesa (u daljnjem tekstu: Politika) HRVATSKA POŠTANSKA BANKA, dioničko društvo (u daljem tekstu: Banka) uspostavila je transparentan sustav i utvrdila temeljna načela kojima je cilj utvrđivanje, procjena, smanjenje ili sprječavanje stvarnog i/ili potencijalnog sukoba interesa koji može nastati kao rezultat odnosa između klijenata i Banke odnosno iz situacija koje obilježavaju financijske interese i osobne odnose zaposlenika sa subjektima poslovanja Banke ili njihove međusobne odnose kao i osobne ili profesionalne odnose zaposlenika s vlasnicima kvalificiranih udjela u Banci.

Odredbe ove Politike usklađene su sa Zakonom o kreditnim institucijama, Zakonom o sprječavanju sukoba interesa, Zakonom o tržištu kapitala, EBA-inim smjernicama o internom upravljanju, Kodeksom korporativnog upravljanja Hrvatske agencije za nadzor financijskih usluga i Zagrebačke burze d.d. i Etičkim kodeksom Banke kako bi Banka bila u stanju utvrditi situacije potencijalnog i/ili stvarnog sukoba interesa te njima upravljati na primjeren način.

Načela koja donosi ova Politika potrebno je integrirati u operativne procese i interne akte Banke kako bi se u organizacijskom i operativnom smislu uspostavili mehanizmi, mjere i postupci za prepoznavanje, procjenu, smanjenje odnosno sprječavanje stvarnih ili potencijalnih sukoba interesa. Svaka organizacijska jedinica Banke (dalje: OJ) ima odgovornost u cilju uspješnog upravljanja sukobom interesa uskladiti svoje interne akte i procese s ovom Politikom.

Svrha ove Politike je stvoriti preduvjete i omogućiti zaposlenicima Banke/HPB Grupe da prepoznaju potencijalni i stvarni sukob interesa, kako bi se isti mogao spriječiti odnosno ukoliko se sukob interesa ne može ni na koji način izbjeći, osigurati da se njime adekvatno upravlja kako bi se izbjegao nepovoljan učinak na prava i interese klijenata Banke/članice HPB Grupe, odnosno interese Banke/članice HPB Grupe.

Banka je Pravilnikom o sprječavanju sukoba interesa u vezi pružanja investicijskih usluga, kao posebnim internim aktom, utvrdila konkretne slučajeve nastupanja sukoba interesa i okolnosti nastanka potencijalnog sukoba kod pružanja investicijskih usluga i obavljanja investicijskih aktivnosti te mehanizme, postupke i mjere za sprječavanje nastanka sukoba interesa, odnosno upravljanja potencijalnim sukobom interesa.

Sukob interesa podrazumijeva situaciju u kojoj je privatni interes zaposlenika i/ili s njim povezanih osoba u suprotnosti s interesom klijenta odnosno Banke i/ili članice HPB Grupe te postupanje protivno zakonskoj zabrani natjecanja.

Stvarni sukob interesa predstavlja situaciju u kojoj je privatni interes zaposlenika i/ili s njim povezanih osoba utjecao ili se može smatrati da je utjecao na nepristranost u obavljanju poslova na radnom mjestu u Banci i/ili članici HPB Grupi.

Potencijalni sukob interesa predstavlja visoku vjerojatnost nastupa sukoba interesa pod određenim okolnostima odnosno smatra se stanjem koje postoji u okolnostima u kojima bi određeni interes ili neka obveza, bilo da je riječ o interesu ili obvezi osobne prirode ili o interesu ili obvezi koji uključuju treću stranu ili neki drugi subjekt unutar Banke i/ili članice HPB Grupe mogli u budućnosti doći u sukob s osobnim obvezama ili obvezama Banke i/ili članice HPB Grupe.

Zaposlenik označava fizičku osobu u radnom odnosu na određeno ili neodređeno vrijeme u Banci i/ili članicama HPB Grupe, člana Uprave Banke i/ili članice HPB Grupe.

Treća strana su sljedeće osobe: članovi Nadzornog odbora Banke i njegovih Odbora i/ili članice HPB Grupe, dobavljači ili pružatelji usluga, konzultanti i savjetnici Banke kao i fizičke osobe koje kao ugovornog suradnika (temeljem ugovora o djelu, studentskog ugovora, autorskog honorara, umjetničkog honorara, ugovora s pružateljem eksternalizirane usluge) zapošljava Banka i/ili članice HPB Grupe odnosno drugo društvo koje je povezano s Bankom i/ili članicama HPB Grupe.

Povezane osobe su osobe koje su osobno, interesno ili profesionalno povezane sa Zaposlenikom.

Privatni interes predstavlja financijsku ili nefinancijsku korist Zaposlenika i s njim povezanih osoba.

Osobna povezanost u smislu ove Politike podrazumijeva povezanost s:

I.članovima uže obitelji Zaposlenika, a članovi njegove uže obitelji su:
1. bračni drug ili osoba koja prema posebnom zakonu ima položaj jednak položaju u bračnoj zajednici ili osoba s kojom je sklopila životno partnerstvo u skladu sa zakonom kojim se uređuje
životno partnerstvo osoba istog spola,
2. roditelj, sin, posvojeni sin, kći ili posvojena kći,
3. sin, posvojeni sin, kći ili posvojena kći osobe iz podtočke 1.,
4. druga osoba koja nema punu poslovnu sposobnost i koja je stavljena pod skrbništvo zaposlenika,
II. drugim osobama koje se prema drugim osnovama i okolnostima opravdano mogu smatrati osobno povezanom osobom.

Interesna povezanost podrazumijeva takvu povezanost s trećom stranom (koja nije sa Zaposlenikom osobno povezana osoba, a koja se prema drugim osnovama i okolnostima opravdano može smatrati interesno povezanom osobom) temeljem koje Zaposlenik ili sa Zaposlenikom osobno povezana osoba može ostvariti određene financijske ili nefinancijske koristi.

Profesionalna povezanost podrazumijeva pružanje savjetodavnih, konzultantskih i drugih intelektualnih usluga (npr. predavanja, edukacije i sl.) u subjektu s kojim se uspostavlja poslovna suradnja o čijem se zahtjevu odlučuje ili provodi transakcija. Zaposlenik se smatra profesionalno povezanim i sa subjektom kod kojega je prethodno bio zaposlen u razdoblju od dvanaest (12) mjeseci prije zaposlenja u Banci i/ili članici HPB Grupe, osim ako mjerodavnim propisima nije reguliran drugačiji rok.

Klijent je fizička osoba ili poslovni subjekt, a kojim označavamo prijašnje i postojeće klijente Banke i/ili članice HPB Grupe te potencijalne klijente bez obzira na kategoriju u koju pripadaju.

Poslovni subjekti su trgovačka društva, ustanove i druge pravne osobe te drugi subjekti poslovnih odnosa kao što su obrti, zadruge, obiteljska poljoprivredna gospodarstva i nositelji samostalnih djelatnosti te nositelji i članovi drugih poslovnih subjekata osnovanih na temelju zakona.

Izvan poslovna djelatnost je vlasništvo nad poslovnim subjektima (udjeli u trgovačkim društvima, vlasništvo na obrtom/OPG-om i sl.), obavljanje poslova kod drugih poslodavaca temeljem ugovora o radu/djelu ili bez ugovora, obavljanje samostalne djelatnosti (ovlašteni sudski vještak, samostalni revizor i sl.), članstva u upravama, nadzornim odborima, upravnim odborima i dr. tijelima poslovnih subjekata, potpisnik na potpisnom kartonu poslovnog subjekta u Banci.

Osoba u posebnom odnosu s Bankom kako je definirano odredbama Zakona o kreditnim institucijama.

Više rukovodstvo su osobe koje obavljaju izvršne funkcije u Banci odnosno članici HPB Grupe i koje su odgovorne za svakodnevno vođenje njezina poslovanja te za to izravno odgovaraju Upravi Banke odnosno upravi članice HPB Grupe.

Članice HPB Grupe u smislu ove Politike su društva HPB Invest d.o.o. i HPB-nekretnine d.o.o.

Funkcija praćenja usklađenosti ili FPU: neovisna kontrolna funkcija u Banci, organizirana unutar Sektora za usklađenost, u Direkciji za praćenje usklađenosti.

Sukob interesa može biti stvaran ili potencijalan kod kojeg postoji visoka vjerojatnost nastupa sukoba interesa pod određenim okolnostima.
Sprječavanje sukoba interesa je sposobnost svih Zaposlenika i Trećih strana da prepoznaju i razumiju stvarni i/ili potencijalni sukob interesa koji može nastati u okolnostima i situacijama u kojima postoje:
a) različiti interesi Banke i/ili članica HPB Grupe i njezinih klijenta,
b) različiti interesi pojedinačnih klijenata ili pojedinih skupina klijenata,
c) različiti interesi Zaposlenika/Trećih strana i klijenata,
d) različiti interesi bilo kojeg Zaposlenika/Trećih strana međusobno,
e) različiti interesi Zaposlenika/Trećih strana i Banke i/ili članice HPB Grupe,
f) različiti interesi pojedinih poslovnih područja unutar Banke ili članica HPB Grupe,
g) različiti interesi Banke i članica HPB Grupe,
h) različiti interesi posrednika/agenata koji rade za Banku i/ili članice HPB Grupe.

Konkretno, sljedeće okolnosti mogu utjecati na sposobnost Zaposlenika/Trećih strana da na neovisan i objektivan način ispunjavaju obveze koje imaju prema Banci/članici HPB Grupe te ih zbog toga mogu dovesti u situaciju neprimjerenog utjecaja:
a) osobna, interesna ili profesionalna povezanost s drugim fizičkim osobama i/ili poslovnim subjektima,
b) radna mjesta na kojima je Zaposlenik radio u smislu Profesionalne povezanosti,
c) obavljanje izvan poslovne djelatnosti,
d) osobna, interesna ili profesionalna povezanost Zaposlenika/Trećih strana međusobno,
e) ostali privatni interesi uključujući interese povezanih osoba koji mogu dovesti do sukoba interesa (primjerice značajan (5% ili veći) vlasnički udio ili neko drugo pravo ili interes u dobiti druge strane, osobno povezana osoba provodi reviziju dijela poslovanja Banke za koji je zaposlenik nadležan i sl.),
f) osobna, interesna ili profesionalna povezanost s politički izloženom osobom.

Pri identifikaciji stvarnog ili potencijalnog sukoba interesa potrebno je utvrditi postoji li vjerojatnost da će Banka i/ili članica HPB Grupe, uključujući i njezine Zaposlenike/Treće strane, ostvariti financijsku korist ili izbjeći troškove na štetu klijenata, kao i ima li Banka i/ili članica HPB Grupe, odnosno njezin Zaposlenik/Treća strana i/ili s njim povezane osobe, u odnosu na klijenta suprotan interes u pogledu pružene usluge ili transakcije provedene u ime klijenta.

Potrebno je uzeti u obzir prima li Banka i/ili članica HPB Grupe ili njezin Zaposlenik i/ili s njim povezane osobe bilo kakav oblik poticaja, neovisno radi li se o poticaju financijske ili nefinancijske prirode i/ili bilo kakvu financijsku ili nefinancijsku korist od Treće strane (npr. ugovornog suradnika, dobavljača ili sl.) na temelju kojega bi se pogodovalo određenim klijentima ili skupinama klijenata i njihovim interesima u odnosu na interese drugih klijenata ili Banke i/ili članica HPB Grupe odnosno zbog kojih bi bila dovedena u pitanje objektivnost i sposobnost Zaposlenika da postupi u najboljem interesu klijenta.
Potencijalni ili stvarni sukob interesa po osobnoj, interesnoj ili profesionalnoj osnovi može nastupiti tijekom procesa zapošljavanja novog Zaposlenika kao i za vrijeme trajanja radnog odnosa - kroz podređen ili međuovisan odnos.

Banka je odredbama ove Politike i svojim Etičkim kodeksom uspostavila pravila i postupke upravljanja sukobom interesa prema zaposlenicima i prema potencijalnim zaposlenicima koji su u procesu zapošljavanja.
Svi zaposlenici Banke i/ili članica HPB Grupe dužni su kod obavljanja radnih zadataka u okviru svojeg radnog mjesta pridržavati se odredbi ove Politike i Etičkog kodeksa Banke.

U svrhu učinkovitog upravljanja sukobom interesa Banka utvrđuje, dokumentira i prati osobnu, interesnu i/ili profesionalnu povezanost postojećih zaposlenika Banke i/ili članica HPB Grupe, ali i kandidata koji su u procesu zapošljavanja.
U procesu zapošljavanja novog zaposlenika Banke i/ili članica HPB Grupe provjerava se postojanje stvarnog ili potencijalnog sukoba interesa i to u smislu osobne, interesne i/ili profesionalne povezanosti potencijalnog zaposlenika s drugim zaposlenikom Banke i/ili članice HPB Grupe.

Kandidat koji je u procesu zapošljavanja osobito se nalazi u sukobu interesa ako je sa zaposlenikom Banke i/ili članice HPB Grupe povezan na način da bi:
1. bili zaposleni u istoj OJ i uključeni u iste procese koji podrazumijevaju međusobna odobrenja, kontrolu i/ili nadzor,
2. nalazili se u odnosu podređeni - nadređeni te
3. bili zaposleni na poslovima koji su povezani u smislu odobravanja odnosno donošenja odluka, nadzora ili kontrole čime se remeti princip dva para očiju.

Sektor za upravljanje ljudskim potencijalima (dalje: SULJP), u slučaju identifikacije osobne, interesne i/ili profesionalne povezanosti potencijalnog zaposlenika/kandidata s drugim zaposlenikom Banke i/ili članice HPB Grupe, a sve pod uvjetom da kandidat nije isključen iz daljnjeg sudjelovanja u postupku procesa zapošljavanja radi navedenih povezanosti, upućuje e-poštom zahtjev za procjenu sukoba interesa FPU u kojem o istom obavještava i nadređenog rukovoditelja kandidata. FPU izrađuje mišljenje/procjenu sukoba interesa i dostavlja e-poštom SULJP-u te nadređenom rukovoditelju kandidata.
U slučaju zasnivanja radnog odnosa sa kandidatom koji je u postupku zapošljavanja prijavio jednu od navedenih povezanosti, predmetno mišljenje/procjenu, SULJP dostavlja odabranom kandidatu, zaposleniku s kojim je kandidat povezan te njihovim nadređenim rukovoditeljima obzirom da isto može sadržavati preporuke radi učinkovitog upravljanja sukobom interesa.

U procesu zapošljavanja novog zaposlenika Banke i/ili članica HPB Grupe također se provjerava uključenost potencijalnog zaposlenika u dodatne izvan poslovne djelatnosti.
Smatra se da se kandidat koji je u procesu zapošljavanja kod obavljanja izvan poslovne djelatnosti osobito nalazi u sukobu interesa ako obavlja djelatnost koja je istovjetna ili usko povezana s djelatnosti Banke, a posebice ako je to protivno zakonskoj zabrani natjecanja ili je obavljanje izvan poslovne djelatnosti u direktnom sukobu s poslovima koje bi kandidat koji je u procesu zapošljavanja obavljao u redovitom radnom vremenu u Banci ili članici HPB Grupe. 

Kod utvrđivanja sukoba interesa u vezi obavljanja izvan poslovne djelatnosti također je potrebno razmotriti primjerenost utroška vremena za obavljanje izvan poslovne djelatnosti, značajnost prihoda uzimajući u obzir primanja od te izvan poslovne djelatnosti te da se ista obavlja izvan radnog vremena u Banci i/ili članicama HPB Grupe i da se prilikom obavljanja izvan poslovne djelatnosti ne koristi oprema ni infrastruktura Banke i/ili članica HPB Grupe. 

SULJP je dužan u procesu zapošljavanja novog zaposlenika od istog pribaviti popunjeni Upitnik u vezi sukoba interesa koji sadrži podatke o osobnoj, interesnoj i/ili profesionalnoj povezanosti potencijalnog zaposlenika sa zaposlenicima Banke i/ili članice HPB Grupe kao i podatke o izvan poslovnim djelatnostima te voditi evidenciju predmetnih Upitnika.

Primarni način prikupljanja podataka o povezanosti potencijalnih zaposlenika Banke i/ili članica HPB Grupe/kandidata s postojećim zaposlenicima kao i podatka o obavljanju izvan poslovne djelatnosti provodi se putem navedenog Upitnika. Tijekom selekcijskog procesa zaposlenici koji sudjeluju u istome, navedene podatke mogu prikupiti i drugim kanalima i načinima temeljem saznanja ili opravdane sumnje u postojanje takvih okolnosti provjeravajući podatke u javno dostupnim izvorima i internim registrima (indicije koje upućuju na opravdanu sumnju u povezanost kao što je isto prezime ili adresa zaposlenika Banke ili članice HPB Grupe, saznanja zaposlenika i sl.). 

U slučaju identifikacije stvarnog ili potencijalnog sukoba interesa SULJP u suradnji s nadležnim rukovoditeljem OJ u kojoj se predmetni kandidat zapošljava, a u slučaju povezanosti sa drugim zaposlenikom Banke i/ili članice HPB Grupe, i s nadležnim rukovoditeljem OJ zaposlenika koji je povezan sa kandidatom, FPU te po potrebi drugim stručnim službama Banke i/ili članice HPB Grupe razmatra okolnosti vezane za međusobnu povezanost kandidata i zaposlenika Banke i/ili članice HPB Grupe i njezin utjecaj na obavljanje radnih zadataka na budućem radnom mjestu te zajednički predlažu daljnje postupanje u vidu:

1. odobrenja takvog rada te po potrebi mjere za učinkovito upravljanje sukobom interesa ili
2. isključenja kandidata iz daljnjeg sudjelovanja u procesu zapošljavanja.

SULJP u slučaju identifikacije izvan poslovne djelatnosti, a sve pod uvjetom da kandidat nije isključen iz daljnjeg sudjelovanja u procesu zapošljavanja upućuje e-poštom zahtjev za procjenu sukoba interesa FPU u kojem o istom obavještava i nadređenog rukovoditelja kandidata. FPU izrađuje mišljenje/procjenu sukoba interesa i dostavlja e-poštom SULJP-u te nadređenom rukovoditelju kandidata.

U slučaju zasnivanja radnog odnosa sa kandidatom koji je u postupku zaposlenja prijavio izvan poslovnu djelatnost, predmetno mišljenje/procjenu, SULJP dostavlja odabranom kandidatu obzirom da isto može sadržavati preporuke radi učinkovitog upravljanja sukobom interesa.
Svako neistinito i/ili nepotpuno davanje podataka tijekom selekcijskog procesa može rezultirati prestankom procesa zapošljavanja u Banci odnosno članici HPB Grupe.

Zaposlenici Banke i/ili članica HPB Grupe dužni su sukladno odredbama Pravilnika o radu Banke, osim u procesu zapošljavanja, i tijekom svojega zaposlenja u Banci i/ili članicama HPB Grupe prijaviti svaku izvan poslovnu djelatnost.

Zaposlenik Banke i/ili članice HPB Grupe koji namjerava obavljati izvan poslovnu djelatnost o istome obavještava na predviđenom internom obrascu, Izjavi o obavljanju izvan poslovne djelatnosti, neposredno nadređenog rukovoditelja (nadležni Izvršni direktor Sektora ili Direktor Ureda) nakon čega svoju obavijest (uključivo Izjavu o obavljanju izvan poslovne djelatnosti) dostavlja FPU koja izrađuje mišljenje/procjenu sukoba interesa. FPU izrađeno mišljenje/procjenu sukoba interesa dostavlja zaposleniku Banke i/ili članice HPB Grupe, njegovom nadređenom rukovoditelju te SULJP-u radi evidentiranja dostavljene obavijesti.

Ako zaposlenik Banke i/ili članice HPB Grupe obavlja izvan poslovnu djelatnost koja se odnosi na članstva u upravama ili nadzornim odborima ili drugim odborima u poslovnim subjektima, FPU o istome e-poštom dostavlja informaciju Upravi Banke i/ili članice HPB Grupe.

Zaposleniku Banke i/ili članice HPB Grupe nije dozvoljeno bez odobrenja Uprave Banke obavljanje izvan poslovne djelatnosti koja je u direktnom sukobu s poslovima koje zaposlenik obavlja u redovitom radnom vremenu u Banci/članici HPB Grupe ili koje zaposlenik Banke/članice HPB Grupe obavlja kod drugog poslodavca ili se radi o djelatnosti koja je istovjetna ili usko povezana s djelatnošću poslodavca, a osobito ako se radi o obavljanju izvan poslovne djelatnosti protivno zakonskoj zabrani natjecanja.

Članovi Nadzornog odbora i Uprave ne smiju obavljati djelatnosti koje konkuriraju poslovanju Banke/HPB Grupe, bilo za svoj bilo za tuđi račun. Ne smiju biti članovi uprave ili nadzornog odbora društava koja obavljaju takve djelatnosti niti držati značajne udjele u tim društvima. Članovi Uprave i Nadzornog odbora moraju obavijestiti Ured Uprave o svim udjelima u takvim društvima. Detalji o tim udjelima moraju biti dostupni bez naknade na mrežnim stranicama Banke.

Kod utvrđivanja sukoba interesa kod obavljanja izvan poslovne djelatnosti također se procjenjuje primjerenost utroška vremena za obavljanje izvan poslovne djelatnosti, značajnost prihoda uzimajući u obzir primanja od izvan poslovne djelatnosti, a uvjet je da se ista obavlja izvan radnog vremena u Banci i/ili članicama HPB Grupe te da se prilikom obavljanja izvan poslovne djelatnosti ne koristi oprema ni infrastruktura Banke i/ili članica HPB Grupe.

Podaci o obavljanju izvan poslovne djelatnosti zaposlenika Banke i/ili članica HPB Grupe primarno se prikupljaju temeljem prijave zaposlenika putem predviđenog internog obrasca. Međutim, Banka navedene podatke može prikupiti i drugim kanalima i načinima temeljem saznanja ili opravdane sumnje u postojanje takvih okolnosti ili temeljem saznanja koja su proizašla iz obavljanja redovnih radnih zadataka stručnih službi Banke i/ili članice HPB Grupe, a koja se provjeravaju u javno dostupnim izvorima, internim registrima, aplikativnoj podršci i sl.

U slučajevima kada je za obavljanje izvan poslovne djelatnosti potrebno odobrenje Uprave Banke, zaposlenik je dužan uputiti zahtjev Upravi Banke putem SULJP-a uz koji zahtjev treba priložiti obavijesti i mišljenja ishođena sukladno prethodnim stavcima ovog članka. Pored navedenog, zaposlenik u ovim slučajevima po ishođenom odobrenju Uprave Banke treba potpisati i Izjavu o povjerljivosti.

Svako neprijavljivanje izvan poslovne djelatnosti smatra se težom povredom obveza iz radnog odnosa, a kršenje navedenih odredbi rješava se sukladno odredbama Pravilnika o radu kojima se uređuje povreda obveza iz radnog odnosa.

U slučaju dvojbe o postojanju sukoba interesa nadređeni rukovoditelj će zatražiti mišljenje/procjenu FPU.

Ako je Zaposlenik osobno, interesno i/ili profesionalno povezan s klijentom, poslovnim partnerom, Trećom stranom ili drugim zaposlenikom, isto ga može dovesti u situaciju izravnog ili neizravnog utjecaja na poslovnu aktivnost u Banci i/ili članica HPB Grupe odnosno tog klijenta, poslovnog partnera, Treće strane ili drugog zaposlenika, stoga je zaposlenik dužan prepoznati da se nalazi u stvarnom ili potencijalnom sukobu interesa, izuzeti se od donošenja odluka, rješavanja zahtjeva klijenta, zaključenja ili provođenja transakcije te poduzimanja drugih radnji u vezi s drugom ugovornom stranom te o istom bez odgode pisanim putem obavijestiti svojeg nadređenog rukovoditelja i FPU. Privatni interesi Zaposlenika se osobito sukobljavaju s interesima Banke i/ili članice HPB Grupe ako je Zaposlenik dioničar, vlasnik udjela ili ima sličan financijski interes vezano uz poslovni subjekt s kojim se uspostavlja poslovna suradnja ili čiji se zahtjev rješava odnosno u pogledu kojega se odlučuje.

Zaposlenici Banke i/ili članica HPB Grupe, koji su u osobnom, interesnom i/ili profesionalnom smislu povezani s imateljima kvalificiranih udjela u Banci i/ili članicama HPB Grupe, s drugim zaposlenicima Banke i/ili članice HPB Grupe ili Trećim stranama ne smiju takvu osobnu, interesnu i/ili profesionalnu povezanost zatajiti te su u situacijama ili okolnostima koje za njih predstavljaju stvaran ili potencijalni sukob interesa dužni obznaniti svoju povezanost na način da bez odgode pisanim putem o istome obavijeste svojeg neposredno nadređenog rukovoditelja i FPU te se izuzeti od odlučivanja, rješavanja zahtjeva, zaključenja ili provođenja transakcije ili poduzimanja drugog operativnog zadatka u vezi s prethodno spomenutim subjektom.

U slučaju dvojbe o postojanju sukoba interesa nadređeni rukovoditelj će zatražiti mišljenje/procjenu FPU.

Banka u svrhu očuvanja integriteta Banke i/ili članica HPB Grupe i njihovih zaposlenika propisuje sljedeća pravila u pogledu darivanja.

Darovi ili pogodnosti koji se zaprimaju ili daju u sklopu poslovanja Banke/članice HPB Grupe smiju biti samo oni koji su prikladni za dobre poslovne odnose s klijentima, poslovnim partnerima i drugim dionicima poslovanja, a sve u svrhu promicanja, održavanja i jačanja poslovnog odnosa ili iskazivanja priznanja ili poštovanja.

Prikladnim darovima/pogodnostima smatraju se oni koji su u poslovnom okruženju uobičajeni:

Neprikladnim darovima/pogodnostima smatraju se:

Kod zaprimanja ili davanja darova/pogodnosti potrebno je pridržavati se sljedećeg:

Zaposlenici su dužni neprikladne darove/pogodnosti odbiti. U slučaju da Zaposlenik iz opravdanih razloga nije uspio izbjeći primanje neprikladnog dara/pogodnosti, a zbog tehničkih nemogućnosti ili objektivnih okolnosti (npr. anonimni darovatelj, kvarljiva svojstva dara, potencijalna uvreda darovatelja koja bi ugrozila poslovni odnos i sl.) ga ne može vratiti darovatelju, isti je dužan prijaviti FPU.

Za zaprimanje prijava neprikladnih darova/pogodnosti ili zahtjeva za procjenom prikladnosti poslovnog darivanja u slučaju dvojbi nadležna je FPU.

Zaposlenici Banke/HPB Grupe mogu se, nakon prethodnog obavještavanja svog neposrednog nadređenog rukovoditelja, obratiti FPU na adresu elektroničke pošte [email protected] i to korištenjem Obrasca za prijavu dara/pogodnosti iz priloga ove Politike.

FPU će mišljenje/procjenu o prikladnosti poslovnog darivanja dostaviti zaposleniku Banke/članice HPB Grupe od kojeg je zaprimila prijavu/pitanje/zahtjev i njegovom neposredno nadređenom rukovoditelju, a po potrebi i drugim osobama.

Mišljenje/procjena prikladnosti poslovnog darivanja može biti izdano posebno za određeni dar/pogodnost, a može biti izdano i u općem obliku za određene darove/oblike pogodnosti (npr. konferencije, seminare, prezentacije itd.).

FPU vodi evidenciju o zaprimljenim prijavama/pitanjima/zahtjevima i izdanim mišljenjima/procjenama o poslovnom darivanju.

Banka i članice HPB Grupe strogo vode računa o poslovnoj povezanosti s drugim poslovnim subjektima jer isto utječe na njezin ugled i percepciju javnosti te zato ne surađuje s dobavljačima koji mogu negativno utjecati na dobar ugled Banke i/ili članica HPB grupe. U cilju sprječavanja sukoba interesa Banka ni članice HPB Grupe ne surađuje s poslovnim subjektima u vlasništvu i većinskom suvlasništvu Zaposlenika i članova njihove obitelji.

Banka može s osobom u posebnom odnosu sklopiti pravni posao samo ako je taj posao ugovoren pod uvjetima koji nisu povoljniji od uobičajenih uvjeta Banke.

Svaki pojedinačni pravni posao koji Banka sklapa s osobom u posebnom odnosu kojom će nastati ili će se povećati ukupna izloženost Banke koja prelazi iznos definiran Zakonom o kreditnim institucijama može se sklopiti samo uz jednoglasnu odluku svih članova Uprave Banke i prethodnu suglasnost Nadzornog odbora Banke. Iznimno, član Uprave ili Nadzornog odbora ne može glasovati o odobravanju izloženosti ako bi ona nastala prema njemu ili s njim povezanim osobama.

Banka, kao kreditna institucija koja pruža klijentima investicijske i pomoćne usluge i obavlja investicijske aktivnosti, poduzima primjerene mjere za upravljanje i sprječavanje sukobom interesa koji se može pojaviti tijekom pružanja jedne ili više investicijskih i pomoćnih usluga između Banke koja pruža navedene usluge i klijenata te sukoba interesa koji može nastati međusobno između samih klijenata Banke, uključujući i sukob interesa koji može nastati u vezi politike primitaka te sukobe interesa koji proizlaze iz okolnosti u kojima Banka od trećih osoba prima dodatne poticaje.

Sprječavanje i upravljanje sukobom interesa prilikom obavljanja investicijskih i pomoćnih usluga propisano je Zakonom o tržištu kapitala, Delegiranom uredbom Komisije (EU) 2017/565 od 25. travnja 2016. o dopuni Direktive 2014/65/EU Europskog parlamenta i Vijeća u vezi s organizacijskim zahtjevima i uvjetima poslovanja investicijskih društava, Delegiranom Uredbom (EU) 2021/1253 od 21. travnja 2021. o izmjeni Delegirane uredbe (EU) 2017/565 u pogledu uključivanja čimbenika i rizika održivosti te preferencija u pogledu održivosti u određene organizacijske zahtjeve i uvjete poslovanja investicijskih društava, Pravilnikom o kvalifikacijama i kadrovskim uvjetima za pružanje investicijskih usluga i Pravilnikom o organizacijskim zahtjevima i pravilima poslovnog ponašanja za obavljanje investicijskih usluga i aktivnosti, a isto se posebno odnosi na raspolaganje povjerljivim/povlaštenim informacijama, investicijsko istraživanje i promidžbeni sadržaj, usluge pokroviteljstva i/ili plasiranja novih izdanja financijskih instrumenata, cijene ponuda u vezi s izdavanjem financijskih instrumenata i rješavanje situacija sukoba interesa što je detaljnije propisano Pravilnikom o sprječavanju sukoba interesa u vezi pružanja investicijskih usluga.

Interesi članova Uprave, Nadzornog odbora ili višeg rukovodstva Banke/članice HPB Grupe ne smiju biti u suprotnosti s interesima Banke/članica HPB Grupe odnosno klijenata Banke/članica HPB Grupe što znači da to ne mogu biti osobe kod kojih postoji utvrđeni stvarni sukob interesa odnosno potencijalni sukob interesa kojim se ne bi moglo upravljati na način koji osigurava izražavanje njihovog neovisnog mišljenja u vezi predmeta/točke odlučivanja.

Članovima Uprave i Nadzornog odbora nije dopušteno donositi odluke temeljene na osobnim interesima ili interesima s njima povezanih osoba te ne bi smjeli sudjelovati u odlukama u vezi s kojima su u sukobu interesa.

Članovi Uprave, Nadzornog odbora ili višeg rukovodstva Banke/članice HPB Grupe kao i ostali zaposlenici imaju obvezu izuzeti se od raspravljanja, odlučivanja i glasanja o bilo kojem pitanju u okviru kojeg je utvrđen sukob interesa, odnosno u situacijama kada bi objektivnost tog člana ili zaposlenika bila dovedena u pitanje, odnosno ako bi bila ugrožena njegova sposobnost da na zakonit i/ili etičan način ispunjava obveze koje ima prema Banci.

Ako član Uprave ili Nadzornog odbora smatra da je u stvarnom ili potencijalnom sukobu interesa u pogledu određene odluke, obvezan je obavijestiti o tome druge članove Uprave ili Nadzornog odbora, te FPU. Članovi Uprave obvezni su također obavijestiti i predsjednika Nadzornog odbora. Nadzorni odbor je putem Ureda uprave u obvezi čuvati evidenciju o svim obavijestima koje se odnose na stvarni ili potencijalni sukob interesa u kojoj je opisano postupanje i ishod postupanja u odnosu na svaki stvarni ili potencijalni sukob interesa.

Ako član Uprave i/ili Nadzornog odbora ima razloga smatrati da drugi član Uprave i/ili Nadzornog odbora nije prijavio stvarni ili potencijalni sukob interesa, mora o tome obavijestiti predsjednika Nadzornog odbora. Ako netko od njih smatra da je predsjednik Nadzornog odbora u stvarnom ili potencijalnom sukobu interesa, mora obavijestiti zamjenika predsjednika Nadzornog odbora.

Odluke koje se odnose na davanje kredita članovima Uprave, Nadzornog odbora ili višem rukovodstvu Banke/članice HPB Grupe i s njima povezanim osobama te na sklapanje drugih transakcija s tim osobama donose se na način koji isključuje neprimjeren utjecaj nastupanja sukoba interesa te se ovakve odluke moraju provoditi na nepristran način.

Članovi Kreditnog odbora obvezni su izuzeti se od raspravljanja, odlučivanja i glasovanja o bilo kojem predmetu odlučivanja, ako je kod članova navedenog Odbora i/ili s njima povezanim osobama utvrđen sukob interesa ili ako postoji potencijalni sukob interesa u vezi kojeg je ugrožena objektivnost ili sposobnost člana Odbora da ispunjava svoje obveze, a Banka ne bi mogla sigurno upravljati navedenim sukobom interesa.

Za svaki pojedinačni slučaj sukoba interesa procjenjuje se njegova značajnost te primjenjuju odgovarajuće mjere za smanjenja njegova utjecaja u vezi interesa klijenata ili interesa Banke/članice Grupe pri čemu se vodi računa o tome da se zaštite interesi klijenta, kao i interesi Banke/članice Grupe.

Banka je Etičkim kodeksom, koji se primjenjuje na Banku i članice HPB Grupe postavila načela, smjernice i zahtjeve koji se odnose na etično poslovanje sa svim osobama i subjektima s kojima Banka i/ili članice HPB Grupe u okviru svoga poslovanja dolaze u doticaj, koji osiguravaju da se zaposlenici u obavljanju svojih poslova pridržavaju visokih etičkih i profesionalnih standarda.
Banka ima na raspolaganju mjere pomoću kojih može na učinkovit način upravljati sukobom interesa, među kojima je najvažnija jasna organizacijska struktura koja je ustrojena na organizacijskoj razdvojenosti te razdvojenim linijama izvješćivanja nadležnom članu Uprave Banke. Osim navedenog, uspostavljeni su sustavi, kontrole, politike i procedure kojima se sprječava nastanak slučajeva koji mogu uključivati stvarni ili potencijalni sukob interesa i/ili se ublažava rizik koji iz njih proizlazi.
Banka je utvrdila obvezu prijavljivanja utvrđenog stvarnog i potencijalnog sukoba interesa odnosno sumnje na isti, obvezu dokumentiranja svih slučajeva odnosno postupak prijave situacija ili aktivnosti kod koje nije moguće spriječiti sukob interesa ili njime na učinkovit način upravljati.

Svojom organizacijskom strukturom, procedurama, nadzornim i izvještajnim procesima te internim kontrolama Banka kontinuirano provodi razgraničavanje dužnosti. Načelo razgraničavanja dužnosti dosljedno se provodi i u okviru rada Uprave Banke na način da su Poslovnikom o radu Uprave Banke jasno propisana zaduženja i nadležnosti svakog pojedinog člana Uprave. Osim navedenog, razgraničenjem dužnosti Banka osigurava i fizičko odvajanje između pojedinih OJ i/ili funkcija, a to se osobito odnosi na OJ koje obavljaju poslove pružanja investicijskih usluga.
Banka je usvojila regulatorne zahtjeve gdje primici zaposlenika na svima razinama ne smiju dovoditi zaposlenika u situacije u kojima bi se njegovi osobni interesi sukobljavali s interesima klijenata i na taj način doveli u pitanje njegovu objektivnost te imali nepovoljan učinak na interese klijenata odnosno ne smiju rezultirati prekomjernim i nepromišljenim preuzimanjem rizika. Uspostavljeni sustavi omogućavaju djelovanje u skladu s profilom rizičnosti, dugoročnim poslovnim interesima uz jasno postavljene mjere sprječavanja sukoba interesa. Osobito u poslovanju s potrošačima te klijentima korisnicima investicijskih usluga, Banka kontinuirano provodi politiku primitaka koja ciljeve i primitke zaposlenika ne dovodi u suprotnost s najboljim interesima klijenata.

Banka svojim procedurama osigurava da transakcije ne zaključuju niti provode zaposlenici koji su sa subjektima, u korist i u ime kojih se transakcija provodi, povezani osobno, interesno i/ili profesionalno ili u tim subjektima imaju privatni interes.

Banka je Pravilnikom o sprječavanju sukoba interesa u vezi pružanja investicijskih usluga uspostavila mjere odnosno odgovarajuće postupke za slučajeve provođenja osobnih transakcija od strane relevantnih osoba koje sudjeluju u obavljanju određenih radnji i aktivnosti koje mogu izazvati sukob interesa, kao i za postupanja relevantnih osoba kada obavljaju aktivnosti u ime i za račun Banke, a imaju pristup povlaštenim i/ili povjerljivim informacijama u vezi klijenata te obavljaju transakcije s klijentom ili za klijenta Banke.

Bez obzira na uspostavljene mjere i poduzete radnje, Banka će uvijek pristupiti upravljanju sukobom interesa na primjeren način i u slučajevima kada nije u mogućnosti spriječiti njegovo nastupanje. Banka je dužna pravodobno utvrditi područja poslovanja u kojima postoji mogući sukob interesa te osigurati da se na odgovarajući način spriječi sukob interesa u bilo kojem obliku.

Svaka OJ osigurava mjere za sprječavanje stalnog sukoba interesa, koje mogu biti (ali ne predstavljaju konačan broj mogućih situacija):

Zaposlenici koji su u značajnoj mjeri osobno ili interesno povezani s politički izloženom osobom, dužni su izuzeti se od donošenja odluka, rješavanja zahtjeva klijenta, zaključenja, provođenja transakcija i/ili izvršenja drugog operativnog zadatka s tom osobom ukoliko bi navedene radnje mogle predstavljati stvarni ili potencijalni sukob interesa.

FPU nadležna je za zaprimanje svih prijava o stvarnim ili potencijalnim sukobima interesa Zaposlenika, svih pitanja Zaposlenika koja mogu dovesti ili su već dovela do sukoba interesa, kao i zahtjeva za procjenu značajnosti sukoba interesa koji se pojavljuju povremeno i za koje nisu predviđene trajne mjere za smanjenje njihova utjecaja ili njihovo rješavanje.

Zaposlenici su dužni situacije i okolnosti koje za njih predstavljaju ili bi mogle predstavljati stvaran ili potencijalan sukob interesa prepoznati, iz istih se izuzeti te o istome bez odgode obavijestiti svojeg neposredno nadređenog rukovoditelja i FPU radi izrade mišljenja/procjene sukoba interesa. Zaposlenik i/ili neposredni rukovoditelj dužni su u svrhu izrade mišljenja/procjene sukoba interesa FPU Banke putem adrese e-pošte [email protected] dostaviti sve relevantne informacije i raspoloživu dokumentaciju.
U slučaju dvojbi ili nemogućnosti procijene da li bi, s obzirom na okolnosti konkretnog slučaja, određena situacija i okolnost predstavljala potencijalni ili stvarni sukob interesa, Zaposlenik i/ili neposredno nadređeni rukovoditelj mogu se obratiti FPU putem adrese e-pošte [email protected] te dostaviti sve relevantne informacije i raspoloživu dokumentaciju u svrhu izrade mišljenja/procjene sukoba interesa.

FPU će izrađeno mišljenje/procjenu sukoba interesa dostaviti zaposleniku Banke/HPB Grupe od kojeg je zaprimila prijavu/pitanje/zahtjev i njegovom neposredno nadređenom rukovoditelju, drugom zaposleniku i njegovom neposrednom nadređenom rukovoditelju u slučaju povezanosti sa zaposlenikom koji je poslao prijavu/pitanje/zahtjev, a po potrebi i nadležnom članu Uprave ili cijeloj Upravi.

FPU nadležna je i za zaprimanje svih prijava/pitanja/zahtjeva o stvarnim ili potencijalnim sukobima interesa koji se mogu pojaviti između članica HPB Grupe.

FPU će najkasnije u roku od tri radna dana od zaprimanja cjelovite dokumentacije i informacija koja se odnosi na prijavu/pitanja/zahtjeva o sukobu interesa izraditi mišljenje o procjeni sukoba interesa. Ukoliko FPU ima dodatna pitanja/zahtjeve u cilju utvrđivanja činjeničnog stanja, navedeni rok od tri dana počinje teći od dana primitka posljednjih cjelovitih informacija/dokumentacija potrebnih za izradu mišljenja.

S prijavljenim slučajevima postupa se u tajnosti te u skladu s mjerodavnim zakonskim propisima o zaštiti osobnih podataka. Ako postoji stvaran ili potencijalni sukob interesa u koji je uključen Izvršni direktor Sektora/Direktor Ureda, FPU nadležna je za procjenu i analizu konkretnog slučaja. Ako se postojanje sukoba interesa potvrdi, FPU o tome izvješćuje Upravu Banke te daje jasne preporuke i predlaže konkretne mjere.

Ako u pogledu konkretnog sukoba interesa ne postoje već predviđene redovite mjere za smanjenje njegova utjecaja ili njegovo rješavanje, FPU provodi procjenu značajnosti takvog sukoba interesa te predlaže mjere za smanjenje njegova utjecaja na interese klijenta i/ili Banke/članice HPB Grupe. FPU o svojoj procjeni i mjerama za smanjenje utjecaja sukoba interesa kroz polugodišnje i godišnje Izvješće o radu obavještava Upravu, Odbor za rizike Nadzornog odbora Banke i Nadzorni odbor Banke.

FPU redovito provodi edukaciju svih zaposlenika Banke i/ili članica HPB Grupe u vezi utvrđivanja, procjene, smanjenja ili sprječavanje stvarnog i potencijalnog sukoba interesa, osobito u slučaju promjene regulative koja uređuje pitanje sukoba interesa.

FPU u okviru svojih redovitih kontrolnih aktivnosti nadzire provođenje mjera za sprječavanje sukoba interesa koje su uspostavljene u radnim procesima drugih OJ te ima i savjetodavnu ulogu u slučaju sumnje postoji li u određenoj situaciji i okolnostima potencijalni ili je doista nastupio stvarni sukob interesa.

FPU u cilju dokumentiranosti odvijanja procesa upravljanja sukobom interesa na razini Banke u elektroničkom obliku vodi i kontinuirano ažurira Registar sukoba interesa - neinvesticijske usluge, koji osim osnovnih podataka o sudionicima postupka procjene sukoba interesa, sadrži i detaljan opis okolnosti, postupka rješavanja i predloženih mjera upravljanja konkretnim stvarnim ili potencijalnim sukobom interesa, informaciju je li utvrđen sukob interesa ili nije te status zahtjeva za procjenom sukoba interesa (je li riješen ili je rješavanje u tijeku).

U svrhu upravljanja sukobom interesa koji može nastati u okviru pružanja investicijskih usluga i obavljanja investicijskih aktivnosti u svezi poslovanja s financijskim instrumentima, FPU na razini Banke u elektroničkom obliku vodi i redovito ažurira Registar sukoba interesa - investicijske usluge u kojem se navode konkretne investicijske usluge i klijenti kojima su pružene, a gdje se pojavio sukob interesa, povodom kojeg su za jednog ili više klijenata Banke nastupile štetne posljedice u vezi njihovih interesa, podaci o klijentu i relevantnim osobama koje raspolažu relevantnim podacima, razdoblje raspolaganja povlaštenim informacijama od strane relevantnih osoba (financijski instrumenti/izdavatelji), trenutak nastanka poslovne aktivnosti, prestanak poslovne aktivnosti te kronologija događaja.

Svatko tko u dobroj vjeri izvijesti o događajima povezanim sa sukobom interesa zaštićen je od bilo kakvog oblika odmazde, diskriminacije ili kažnjavanja uz maksimalnu povjerljivost, pri čemu se ne dovode u pitanje zakonske obveze.